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자산으로써 소프트웨어를 관리하고 통제하기 위한 정책을 수립하고, 이를 통해 소프트웨어의 구매, 배포, 관리, 회수, 폐기에 이르기 까지의 전반적인 라이프사이클 과정을 효율적으로 적용 하는 것이다.

SW를 관리하고 통제하기 위한 정책을 수립하는 것부터 계약조건을 파악하고 구매하는 것, 사용 현황을 조사하는 것, 배포하고 지원하는 모든 과정이다.

1) 소프트웨어 예산 및 IT 예산 절감

◎ 소프트웨어 자산관리의 가장 큰 목적?!

소프트웨어 자산에 대한 TCO(Total Cost of Ownership)를 절감하고, ROI(Return of Investment)를 극대화 하는 것이다.

1. 전략적 계획 및 운영을 통한 경제적인 SW 구매
2. 유리한 가격협상 위치를 통한 합리적 구매
3. SW 관리에 소요되는 제반 비용 감소
4. SW 관련 문제 해결 비용 감소
5. 사용기간 전체에 대한 비용고려

1. 투명경영에 대한 기업 이미지 홍보 효과
2. 신속한 IT 지원을 통한 업무 효율성 증대
3. 비즈니스 연속성 수준 향상 및 위험 감소
4. 소프트웨어 교육 및 학습, 호환성 높이기
5. 업무 생산성 높이기

* TCO(Total costs of ownership) : PC 또는 소프트웨어 등의 총 소유기간을 고려한 구매비용.
* ROI(Return On Investment) : 소프트웨어 구매를 통한 생산성 향상 효과.

기업의 전체 IT 예산 중 소프트웨어가 차지하는 비율 25% - Gatner

효율적인 소프트웨어 자산 관리를 통해 소프트웨어 예산의 25%를 절감 할 수 있음 – IDC

2) 법적 문제 해소

통합 저작권법
'소프트웨어 저작권을 침해할 경우 5년 이하의 징역 또는 5천 만원 이하의 벌금에 처해지거나 이를 병과 할 수 있다' 규정

3) 기업 이미지 제고

소프트웨어의 체계적인 관리를 통해 계획적인 구매를 진행 함으로써 불필요한 비용 손실을 방지한다.
소프트웨어 교육, 유지, 분배, 관리 등 기타 부가 비용 절감을 통한 경영 효율을 증가 시킨다.
불법 단속의 위험에서 벗어 남으로써 법적 비용 손실 방지 가능 및 기업의 윤리성을 제고 시킨다.

소프트웨어자산관리는 현재 보유하고 있는 소프트웨어의 현황 파악을 시작으로, 추가 필요한 소프트웨어의 구매, 끝으로 구매한 소프트웨어의 효과적인 활용 단계의 3단계로 이루어진다.

- "소프트웨어 자산관리"의 가장 기초적인 단계로써, 현재 보유한 소프트웨어 내역 및 실제 구매 내역과 비교를 통해 적법한 소프트웨어 여부 및 필요 수량을 정확히 파악 하는 단계이다.

- 소프트웨어 현황 파악을 통해 부족한 소프트웨어 파악 및 무분별하게 설치된 소프트웨어의 실태 파악을 통해 불법 소프트웨어 단속 이슈에서 벗어 날 수 있다.

- 소프트웨어의 현황을 파악 하여 목록 작성
- 보유 내역과 실제 구매 내역의 비교
- 적법한 소프트웨어 파악 및 추가 필요 수량 확인
- 비사용 중이거나 관리가 되지 않는 소프트웨어 현황 파악
- 불법으로 설치된 소프트웨어 확인 및 삭제 등 관리
- 현황관리를 효과적으로 하지 않으면 법적처벌

- 불법소프트웨어가 설치 된 PC에 소프트웨어 현황관리를 체계적으로 하지 않으면, 단속위험 99.9%
- 단속 후 비용은 단속 전 보다 2~3배 증가한다.
- 미리 필요한 소프트웨어를 파악 하고 정품 소프트웨어로 구매하는 것이 최고의 방법이다.

※ 불법소프트웨어 단속 전
- 소프트웨어 구매비용 (구매하는 방법 및 조건에 따라 저렴한 구매 가능

※ 불법소프트웨어 단속 후 법무법인과 합의 실패 시
- 소프트웨어 구매비용
- 합의금(기존 사용했던 소프트웨어 사용비용/불법소프트웨어 구매액 70~80% 선)
- 벌금(형사비용), 민사비용
- 기업이미지 실추

- 1단계 Process인 현황 관리를 통해 파악된 부족한 소프트웨어의 효율적인 구매를 위한 단계로, 추가적으로 필요한 소프트웨어 자산에 대한 투자가 이루어 지는 단계이다.

- 소프트웨어는 자산이므로 단순한 비용 소모가 아닌 투자로써 구매가 이루어진다. 따라서, 투자 에 대한 이익을 극대화 할 수 있는 보다 효율적인 구매가 필요하다.

- 불법 소프트웨어 확인
- 추가적으로 필요한 소프트웨어 확인

- 장기적인 ROI를 고려하여 구매
- 소프트웨어 유지보수, 교체, 업그레이드 등 추가 발생 비용 대비 효과를 고려하여 구매

- 2단계 구매관리에서 구매한 소프트웨어에 대한 투자 효과를 극대화 할 수 있도록 활용 하는 단계이다.

- 소프트웨어에 대한 교육 및 학습을 통해 실제 사용하는 직원들의 숙련도 향상시킬 수 있으며, 소프트웨어 간 호환성을 맞추는 등의 활용을 할 수 있다.

- 추가적인 기능을 제공하는 add-in등 제품을 활용

- 기업 내∙기업 간 최적의 소프트웨어 활용을 통한 협업 진행