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"프로세스 중심에서 사람 중심으로 개방과 참여, 협업 중심의 ECM 구축" (S 기업)

"이번 시스템은 솔루션 중심, 사례 중심, 일하는 방식의 미래 지향적 모델 중심으로 ECM을 재해석하여 설계했다는 특징이 있다. 그 결과 프로세스 자체가 없는 ECM을 만들 수 있었다" – S 기업 기업문화실 이석인 매니저 [프로넷소프트(주) ITS팀 권민수 주임]

SharePoint란?

Microsoft SharePoint 2010으로 보다 손쉽게 공동으로 작업할 수 있습니다. SharePoint 2010을 사용하면 다른 사람과 정보를 공유하고, 처음부터 끝까지 문서를 관리하고, 모든

사람의 보다 나은 의사 결정을 돕는 보고서를 게시할 웹 사이트를 구축할 수 있습니다.

SharePoint를 사용해야 하는 이유

SharePoint 2010의 다양한 기능은 변화하는 비즈니스 요구 사항에 기업이 빠르게 대응할 수 있도록 도와 줍니다. SharePoint 2010으로 아이디어와 전문 지식을 공유하고, 특정한 요구 사항에 대한 맞춤형 솔루션을 개발하고, 보다 나은 의사 결정을 위한 적절한 비즈니스 정보를 찾을 수 있습니다. IT 부서에서는 SharePoint 2010으로 교육 및 유지 관리 비용을 절감하고, 시간과 노력을 절약하고, 더욱 시급한 비즈니스 문제에 집중할 수 있습니다.

도입배경

S 기업은 기업 지적 자산의 대표적 산물 중 하나인 문서의 중앙 집중화를 목표로 ECM을 구축해 2010년 4월 문을 열었다. 당시 문을 연 시스템은 같은 시기 ECM 프로젝트를 추진한 국내 대기업들과 마찬가지로 사전에 정의된 지식 분류 체계와 문서 구분 기분 그리고 등록 절차 등에 따라 중앙 서버에 문서가 올려지고 내려지는 방식이었다. 이 시스템은 기능적으로는 전혀 부족할 것인 없는 전형적인 ECM의 모습이었다. 그러나 S 기업은 이를 운영하자 마자 그 즉시 전통적 개념 하에 개발한 ECM이 갖는 한계를 직시하였다. 이와 관련해 S 기업 기업문화실 이석인 매니저는 "강제적인 문서 중앙화는 문제가 많았다. 다른 기업의 시행착오를 참조해 최대한 유연하게 구축하려 했음에도 결국 시스템 상에 프로세서를 너무 많이 집어 넣게 되었다. 프로세스라는 것은 그 내용을 떠나 강제적이고 일방적인 특징이 있다. 문서 역시 마찬가지였다. 등록 절차 등을 프로세스화 하다 보니 문서를 올리는 것은 쉬운데 이를 다시 내려 받는 것은 불편했다. 이는 곧 ECM 사용의 거부감으로 이어지게 될 수 있음을 알게 되었다"라고 말했다. 사용자의 공감 없는 변화는 방관을 낳을 것이라 판단한 S 기업은 미련 없이 2010년 6월 새로운 관점에서 ECM을 재설계하여 선진화 하기로 결정하였다. 기존 ECM을 구성하는 플랫폼 기반과 기본 목표는 유지하되, 현업 사용자들의 일하는 관행을 무시하고 시스템화 한 것이 갖는 부작용을 줄이기 위해 시스템 재설계에 나선 것이다. 이와 관련해 이석인 매니저는 "문서의 중앙화는 구시대의 유물이다. 소셜 네트워크 서비스를 보면 사람과 사람 간의 연결 고리 속에서 지식과 정보가 전파ㆍ확산된다. ECM 역시 소셜 네트워크 서비스와 다를 바 없다고 보았다. 이에 모든 문서가 중앙 서버에 있어야 한다는 고정 관념을 넘어 서버 또는 데스크톱 중 어디에 위치하건 자유롭게 연결될 수 있어야 한다고 생각했다. 이에 모든 것을 회사에서 중앙집중적으로 통제ㆍ관리하는 것이 아니라 사내에서 유통되는 문서가 자연스럽게 오갈 수 있는 네트워크를 엮어 주는 것 그리고 개방하고 공유하고 협업할 수 있는 분위기와 기반을 만들어 주는 것으로 ECM 재설계의 큰 방향을 잡았다"라고 말했다.

Solution

선진화된 ECM의 청사진을 그리기 위해 S 기업은 먼저 개방, 협력, 참여를 기본 전제로 일하는 방식의 미래 지향적 모델(To-Be Model)을 구상하였다.

즉, 시스템과 절차가 아니라 사용자를 설계의 중심에 놓은 것이다. 사용자를 항상 염두에 둔 상태에서 일하는 방식의 미래 지향적 모델을 디자인하는 가운데 S 기업은 국내외 ECM 관련 사례를 다시 한번 꼼꼼히 되짚어 보았다. ECM의 선진화 모델의 윤곽을 잡는 가운데 가장 고민스러웠던 부문은 기술적 구현 방안이었다. 이석인 매니저는 "관리 측면 에서 시스템화 하는 것은 의미가 없다는 것을 경험을 통해 알았다. 자유도 높은 환경을 제공하는 것이 중요하다. 이를 위해 세부적인 커스터마이징을 할 것인지 아니면 솔루 션의 기본 기능을 활용할 것인지에 대한 고민이 있었는데, 결국 Microsoft SharePoint 2010에 내장된 기능을 최대한 활용하는 것으로 결정을 내렸다"고 말했다. S 기업은 기존 ECM의 플랫폼이던 Microsoft Office SharePoint Server 2007을 최신 버전으로 업그레이드 하는 것으로 결정을 하였다. 동일 플랫폼의 업그레이드를 선택한 이유는 과거와 다를 바 없었다. 이석인 매니저는 "기존에 여러 솔루션을 검토했었다. EMC는 거의 모든 프로세스가 개발되어 있어 전문 솔루션의 모습을 갖추고 있었으나 고가인데

다 대규모 변화 관리가 필요했다. 그리고 IBM은 오히려 개발되어 있는 프로세스가 별로 없어 아직은 솔루션의 형태를 갖추지 못한 모습이었고, 오라클은 One Source Multi Use 및 탐색기 UI 등 강력한 기능이 가능한 반면에 국내 레퍼런스가 없어 주저하게 만들었다. 사이버다임은 국내 솔루션으로 많은 레퍼런스를 가지고 있고, 국내 사정에 맞게 최적화가 매우 용이한 반면에 기본적인 엔진에 대한 기술력과 안정성에서 낮은 평가를 받았다. 당사 최종적으로 마이크로소프트 플랫폼을 선택한 것은 이미 인트라넷 시스템과 CoP 관리에서 활용하고 있어 사용자 및 운영자에 친숙하다는 점과, 사내 표준 문서 작성 도구인 Microsoft Office와의 호환성에서 높은 평가를 받았기 때문이다. 또한 다른 솔루션은 갖지 못한 FAST라는 검색이 아주 강렬한 인상을 남겼다"라고 말했다. 이런 장점에 2010은 S 기업이 지향하는 EKP 완성에 방점을 찍을 강점이 더해져 선택을 주저할 이유가 없었다. 그것은 바로 Office SharePoint Workspace 2010이었다. 자유도 높은 시스템 그리고 문서가 서버, 데스크톱 등 위치에 관계 없이 공유되기 위해서는 동기화가 가장 중요한 핵심 요소 기술이었기 때문이다. 이외에 굳이 커스터마이징 할 필요를 못 느낄 정도의 방대한 기능 역시 최신 버전 도입에 영향을 끼쳤다. 이석인 매니저는 "ECM 재설계 결정이 난 2010년 6월 당시 Microsoft SharePoint 2010이 출시된 시점이었다. 레퍼런스도 마땅치 않고 자료도 많지 않은 상황이다 보니 기능을 고루 파악하는데 시간이 3달 가까이 걸렸다. 살펴본 결과 솔루션 자체적으로 가지고 있는 기능이 워낙 방대하고, 기능간 연계가 잘 짜여 있음을 알 수 있었다. 물론 몇몇 부문에서 사용자 편의성 확보를 위해 커스터마이징 욕구를 느끼기도 했지만, 해당 부문에 대해 사용자 친화적으로 계속 발전시켜 나가고 있다는 답을 마이크로소프트로부터 받아 일단 손을 대지 않기로 했다"라고 말했다. 기본 시스템의 모든 기능을 마이그레이션 한다기 보나 새로운 설계 사상 아래 솔루션의 내장 기능을 활성화 하는 방향으로 가다 보니 실제 구축 작업을 순조롭게 진행되었다. 그 결과 2010년 말 선진화된 ECM을 새로이 소개할 수 있게 되었다.

프로세스 중심에서 사람 중심으로 전환

2010년 말 새롭게 문을 연 S 기업의 ECM의 특징은 '프로세스가 없다'는 것이다. 시스템의 모든 기능은 철저히 사용자 위주다. 이처럼 전사적으로 쓰이는 ECM과 같은

업무 시스템에서 프로세스 적용과 통제ㆍ관리 요소를 최소화 했다는 것은 국내 기업들에게 있어 일종의 파격과 같다. 이석인 매니저는 "이번 시스템은 솔루션 중심, 사례 중심, 일하는 방식의 미래 지향적 모델 중심으로 ECM을 재해석하여 설계했다는 특징이 있다. 그 결과 프로세스 자체가 없는 ECM을 만들 수 있었다. 예전에는 문서 등록부터 공유 등 모든 작업은 본인 또는 부서장의 승인 절차를 반드시 거쳐야 했다. 지금은 승인 단계가 아예 사라졌다. 사용자 입장에서 보면 ECM을 부담스럽게 만들었던 장애물이 없어진 것이나 마찬가지다"라고 말했다. 이처럼 자유도가 높다고 해서 보안이 허술한 것은 아니다. S 기업은 전사적으로 쓰이는 DRM 시스템과의 연계 그리고 Microsoft SharePoint 2010의 문서버전 관리, 체크인 체크아웃 기능 등을 통해 비인가된 사용자가 임의로 문서를 편집하거나 삭제하지 못하도록 하였다. 사용자의 자유는 높이되, 보안 장치는 눈에 띄지 않는 곳에서 조용히 동작하도록 배려한 것이다.

전사적 지식 생태계 기반 조성

Microsoft SharePoint 2010은 S 기업의 전사적 지식 생태계의 기반 플랫폼이 될 전망이다. S 기업이 지향하는 것은 바람직한 기업 문화 그리고 기업의 지식이 유기적으로 유통, 전파, 공유되는 그런 환경이다. S 기업은 ECM의 차세대 참조 모델 중 하나로 EKP(Enterprise Knowledge Portal)를 고려하고 있다. 이석인 매니저는 "커뮤니케이션 채널이 너무 많다는 것은 결국 관리의 필요성을 부른다. 결국 자율보다 통제가 앞서게 되는 것인데, 이런 일이 없도록 이번 ECM 고도화를 계기 삼아 각종 업무 시스템 통합을 실험하고 있다. 이번에 COP 동호회 시스템을 Microsoft SharePoint 2010으로 통합해 보았는데, 중장기 적으로 EKP 그림을 그려보고자 한다"고 말했다. 그가 추구하는 ERP는 S 기업 구성원 개개인의 전문 지식이 공유되고, 각자가 필요로 하는 내용이 바로 전달(push) 되는 그런 시스템이다. 이를 실현하는 핵심 기술로 S 기업은 통합 검색을 꼽고 있다. 이석인 매니저는 "EKP에 들어가면 자신의 관심 태그를 등록할 수 있고, 해당 태그에 따라 관심 지식, 정보가 자동으로 추천되는 방식을 고려 중이다. 물론 다른 사람의 관심 정보도 올라오고, 조회 수순, 평점 순의 정보 등도 사용자에게 전달되어야 할 것이다. 이런 것들은 결국 검색을 해서 개인별 맞춤으로 뿌려줘야 하기 때문에 통합 검색이 중요한 것이다. 2010년 12월 현재 ECM 하위 조직 별 사이트에 FAST Search for SharePoint를 적용하는 파일럿 프로젝트를 추진 중이며, 충분히 검토해 본 후 확대 적용을 고려해볼 계획이다"라고 말했다.